Congrès et gala Volt-Age à Montréal
Aperçu
Client : Volt-Age, Université Concordia
Date : Mai 2026
Lieux : Palais des congrès de Montréal et Théâtre St-James, Montréal (Québec)
Type d’événement : Congrès de recherche et gala
Durée : 3 jours
Nombre total d’invités : 450
Quand la recherche rencontre la fête
Certains congrès servent à vendre. Celui-ci portait sur les idées. Pendant trois jours en mai, des chercheurs, des partenaires de l’industrie et des professionnels de l’énergie se sont réunis à Montréal pour partager les travaux qui tracent la voie du Canada vers un avenir carboneutre.
L’hôte était Volt-Age, le programme de recherche en électrification de l’Université Concordia, qui réunit des chercheurs en technologie du bâtiment, en stockage d’énergie, en réseaux intelligents et en électrification des transports. Nous avons coordonné le congrès au Palais des congrès de Montréal, puis conçu un gala de clôture au Théâtre St-James, un lieu historique. Les deux exigeaient des ambiances très différentes : l’une concentrée et professionnelle, l’autre artistique et festive.
Nos services
● Coordination et gestion du service traiteur du congrès
● Coordination des conférenciers et logistique des séances d’affiches
● Tous les besoins techniques et audiovisuels sur place
● Développement de concept et design créatif du gala
● Coordination et gestion des fournisseurs locaux
● Gestion budgétaire détaillée
● Exécution et coordination de l’événement sur place pendant les trois jours
Le congrès : pensé pour la science
Un cadre professionnel au Palais des congrès
Le congrès était purement scientifique, alors le cadre devait garder l’attention sur la recherche. Nous avons géré la production sur place, de la scène aux écrans en passant par l’éclairage, pour que chaque mot de bienvenue, chaque conférence et chaque panel soient clairs et faciles à suivre. La salle était aménagée avec des tables rondes permettant aux délégués d’écouter, de prendre des notes et d’échanger entre les séances. C’était un espace conçu pour garder l’attention sur les conférenciers.
Conférenciers et séances d’affiches
Avec un programme chargé sur trois jours, la coordination des conférenciers devait se dérouler sans accroc en coulisses. Nous avons géré la logistique pour que les séances respectent l’horaire et que les présentateurs soient prêts au moment d’être appelés. Les séances d’affiches permettaient aux chercheurs de présenter leurs travaux de près, et nous nous sommes assurés que ces espaces soient bien organisés et faciles à parcourir pour les délégués.
Service traiteur et logistique
Nous avons coordonné le service traiteur pour 450 participants en fonction d’un horaire de congrès chargé, afin que les pauses et les repas s’intègrent au programme plutôt que de l’interrompre. Notre équipe a géré la logistique sur place et les fournisseurs locaux, offrant aux organisateurs de Volt-Age un seul point de contact pour tous les détails. Ils ont ainsi pu se concentrer sur leurs invités et leur recherche.
Le gala au Théâtre St-James
Après trois jours de science, le gala était l’occasion de célébrer. Le Théâtre St-James, un lieu historique du Vieux-Montréal, nous a offert une salle extraordinaire : des murs de pierre ornés, de hautes fenêtres en arche et une grandeur à la hauteur de l’occasion.
Inspiré des couleurs du sommet
Nous avons bâti la direction créative du gala autour des couleurs de l’image de marque du sommet, le bleu et le jaune, en lui donnant une touche plus artistique que le congrès. Les tables étaient habillées de nappes blanches, de chandeliers dorés et de hautes bougies blanches, avec des centres de table de roses jaunes et de fleurs bleues. Des faisceaux lumineux balayaient l’architecture historique du théâtre, et la salle était chaleureuse et élégante dès l’arrivée des invités.
Art et performance
Des œuvres d’art de Concordia, toutes inspirées par l’énergie, étaient exposées tout au long de la soirée, rattachant l’événement à la recherche au cœur du congrès. Une performance théâtrale en direct a ajouté une dimension de plus et fait du gala une véritable expérience, bien plus qu’un simple souper. C’était une belle façon de clore trois jours consacrés à l’avenir de l’énergie.
Tout rassembler
Le congrès et le gala exigeaient des expériences complètement différentes. L’un demandait de la structure et de la concentration. L’autre, de la chaleur, du talent artistique et un sens de l’occasion. Offrir les deux à 450 participants, tout en faisant en sorte qu’ils forment un seul et même événement, c’est ce qui a rendu ce projet si gratifiant pour notre équipe.
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