CFAS 2026 à Calgary : 600 délégués et Boots & Bollywood
Aperçu
Client : Société canadienne de fertilité et d’andrologie (CFAS)
Date : Septembre 2026
Lieux : BMO Centre et The Big Four Roadhouse, Calgary (Alberta)
Type d’événement : Congrès médical et souper de gala
Événement : 72e assemblée annuelle de la CFAS
Durée : 4 jours
Nombre total d’invités : 600 professionnels de la santé, dont 250 au souper du président
Soixante-douze ans, et ce n’est pas fini
Certains congrès sont incontournables. Pour la communauté canadienne de la fertilité et de l’andrologie, l’assemblée annuelle de la CFAS en fait partie. C’est là que la recherche est partagée, que les collègues se retrouvent et que le travail de l’année est célébré.
La 72e édition s’est tenue au BMO Centre de Calgary, réunissant 600 médecins, scientifiques et cliniciens de partout au pays. Pendant quatre jours, nous nous sommes occupés des détails qui assurent le bon déroulement d’un congrès, de la salle d’exposition au service traiteur en passant par la production technique. Puis, le temps d’une soirée spéciale, nous avons aidé tout le monde à mettre la science de côté pour célébrer.
Nos services
● Gestion du plan d’aménagement de la salle d’exposition
● Coordination et gestion du service traiteur du congrès
● Planification et exécution des cocktails des commanditaires
● Tous les besoins techniques et audiovisuels sur place
● Développement de concept, design créatif, service traiteur et production du souper du président
● Coordination et gestion des fournisseurs locaux
● Gestion budgétaire détaillée
● Exécution et coordination de l’événement sur place pendant les quatre jours
Au cœur du congrès
Salle d’exposition et séances d’affiches
Nous avons géré le plan d’aménagement de la salle d’exposition en pensant à deux publics : les commanditaires, qui avaient besoin d’une réelle visibilité, et les délégués, qui devaient circuler facilement entre les kiosques et les présentations d’affiches numériques. Dans une salle achalandée, l’aménagement détermine si les gens s’arrêtent pour discuter ou passent tout droit. Nous avons planifié la circulation pour que les espaces des commanditaires restent visibles et que les zones d’affiches laissent place à la discussion. La salle devait fonctionner aussi bien le quatrième jour que le premier.
Cocktails des commanditaires
Chaque cocktail en soirée était présenté par l’un des grands commanditaires du congrès, avec sa propre image de marque et ses remises de prix. Nous avons planifié et animé chacun d’eux pour que le moment de chaque commanditaire lui appartienne. En même temps, les soirées devaient former un tout, avec un service, un horaire et un accueil constants d’un soir à l’autre. Elles offraient aux délégués un cadre détendu pour échanger après de longues journées de séances.
Service traiteur et production technique
Nourrir 600 délégués pendant quatre jours, c’est planifier les repas en fonction d’un programme chargé, et non l’inverse. Nous avons coordonné le service traiteur avec le lieu afin que les pauses et les repas respectent l’horaire. Nous avons aussi géré tous les besoins techniques sur place pour que chaque présentation, chaque panel et chaque remise de prix se déroule comme prévu. Notre équipe était présente pendant tout le congrès et pouvait réagir en temps réel à tout imprévu.
Boots & Bollywood : le souper du président
Le souper du président est la seule soirée du congrès entièrement consacrée à la fête. Cette année, il rendait hommage à la présidente de la CFAS, la Dre Prati Sharma. Nous voulions que la soirée lui ressemble, alors nous avons bâti le thème autour de deux éléments : Calgary, la ville hôte, et les racines indiennes de la Dre Sharma. C’est ainsi qu’est né Boots & Bollywood.
Nous avons tenu le souper au Big Four Roadhouse, juste à côté du BMO Centre, et accueilli 250 invités. Le caractère western du roadhouse s’est mêlé à des drapés colorés et audacieux, à des guirlandes lumineuses et à des tables hautes, réunissant les deux facettes du thème dans une même salle. Nous nous sommes occupés de chaque aspect, du concept et du design créatif jusqu’au service traiteur et à la production le soir même.
Ce n’est pas tous les jours qu’une salle remplie de spécialistes en fertilité peut célébrer Calgary et Bollywood dans la même soirée. Une soirée incroyable, festive et intime.
La meilleure édition à ce jour
Après le congrès, la CFAS a envoyé son sondage aux participants, et les commentaires ont été exceptionnels. Certains participants ont affirmé que c’était la meilleure édition à ce jour.
Pour une assemblée qui en est à sa 72e année, avec des délégués qui ont assisté à de nombreuses éditions passées, ce sont les commentaires qui comptent le plus pour nous.
Vous planifiez un congrès ou un souper de gala? Parcourez nos études de cas pour découvrir d’autres réalisations.
À propos du thé
The Event Agency est une agence événementielle à service complet qui conçoit et organise des événements d'entreprise et privés exceptionnels avec une précision stratégique. De l'activation de marque au marketing expérientiel, en passant par les assemblées générales annuelles et les expériences d'entreprise sur mesure , TEA allie créativité, sens des affaires et souci du détail pour surpasser systématiquement les attentes de ses clients.
Donnez vie à votre prochain événement.
